Arsip bukan hanya sekadar tumpukan kertas, Sob! Mereka punya umur yang disebut retensi. Setiap arsip memiliki jangka waktu penyimpanan berdasarkan nilai guna dan ketentuan hukum. Setelah melewati masa retensinya, arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, atau historis harus dimusnahkan agar tidak menumpuk dan tetap relevan.

Nah, pada Selasa (7/7) Sekretariat Daerah melakukan pemusnahan arsip tahun 2010, 2011, 2012 dan 2013. Tapi tenang, pemusnahan arsip di Sekretariat Daerah nggak dilakukan sembarangan! Ada beberapa tahapan sebelum arsip dimusnahkan, berikut ini tahapannya:

1. Pembentukan Panitia: Pencipta arsip membentuk Panitia Penilai Arsip yang terdiri dari unsur pimpinan unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis.

2. Penyeleksian & Penilaian: Panitia menyeleksi arsip dan membuat Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM).

3. Persetujuan Pimpinan/Lembaga: Daftar tersebut disetujui oleh pimpinan pencipta arsip. Untuk arsip tertentu, persetujuan harus melalui Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau lembaga kearsipan daerah.

4. Penetapan SK: Pimpinan menetapkan Keputusan (SK) Pemusnahan Arsip.

5. Pelaksanaan Pemusnahan: Pemusnahan dilakukan secara total (misalnya dengan cara dicacah atau pulping) dan wajib disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 orang saksi. Pelaksanaan ini dituangkan ke dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip.